Percre pontos rakodásokat biztosít a raktáraknak egy magyar fejlesztő cég

A GLABs online időkapu- és rakodásmenedzsment rendszer a Colibree Design & Development Kft. saját fejlesztésű szoftvere. A cég 2012-ben alakult, három üzletága közül az egyik kifejezetten logisztikai megoldások fejlesztésével foglalkozik. A szoftverről Perlaky Zoltánt, a GLABs üzletfejlesztési vezetőjét kérdeztük.

Mely iparágak szereplői, milyen vállalatok a célpontjai a GLABs-nek?

A szoftver 2015 óta fut élesben és elsősorban az autóipari beszállítókra koncentrálunk, mert úgy gondoltuk, ezen a területen a legfontosabb, hogy a termékek és az alapanyagok a lehető legpontosabban érkezzenek meg a gyártóüzembe. Legelső partnerünk is egy nagy autóipari beszállító, aki a kezdetek óta a mai napig használja szoftverünket.

Mivel a megoldásunk használhatósága iparágtól független, többségben lévő járműipari szektorban működő gyártó és raktározási ügyfeleink mellett mára már nehézipari, könnyűipari, elektronikai gyártó és építőipari cégek is használják szoftverünket.

Fő célcsoportunk azok a cégek, illetve azok a tudatos raktárvezetők, akik kiszámíthatósággal, tervezhetőséggel és a folyamatok mérésével törekednek raktáruk működésének optimalizálására, hatékonyságának növelésére.

Hogyan működik a GLABs időkapu szoftver?

A GLABs egy online szoftver, aminek az egyik legnagyobb előnye talán az, hogy nem igényel semmilyen telepítést. Egy egyszerű böngészőn keresztül működik és használható asztali gépen, tableten, mobileszközökön, vagy akár egy targonca terminálon is. Ennek köszönhetően az ellátási láncban részt vevő szereplők – az ügyféltől indulva -, a megbízótól és a fuvarszervezésen át a portásokat és raktárosokat is belevéve, egészen a kamionsofőrökig, egy rendszert használhatnak, természetesen a felhasználói szinttől és jogosultságtól függően más-más funkciókkal. Ennek köszönhetően, amikor megérkezik és a portán bejelentkezik egy sofőr, arról azonnal automatikusan értesítést küld a rendszer a beállított emailcímekre, vagy akár rögtön megjelenik a raktárban egy displayen.

A GLABs valójában egy olyan önkiszolgáló felület, amelyen keresztül az üzleti partnerek vagy azok megbízottjai az előzetesen kialakított szabályrendszerek alapján időpontra regisztrálhatják szállításaikat, előre feltölthetik a szállításhoz kapcsolódó dokumentumokat, nyomon követhetik a rakodások állapotát, információkat küldhetnek, valamint kaphatnak. A GLABs-et használó cégek pedig a rakodásmenedzsment funkciókkal az érkezéstől egészen a távozásig kezelhetik a rendszerben regisztrált szállításokat, különböző státuszok, állapotok és folyamatok segítségével.

Miben különbözik a GLABs más időkapu szoftverektől?

Mi erőforrás-alapon közelítjük meg a problémát. A cél az, hogy a raktárban a forgalom eloszlása ne legyen hektikus, hanem egyenletes. Szoftverünk az érkezési anomáliákat egyenlíti ki a szabad rakodási kapacitás kalkulációval. Szoftverünk bevezetésekor felmérjük partnereink rakodási folyamatait, a rakodáshoz használt erőforrásokat, valamint a különböző rakodási szabályokat, és ezek alapján paraméterezzük fel szoftverünket.

Így, amikor egy fuvar szervezője szállítás rögzítésekor szabad idősávot lát az online felületen, biztos lehet benne, hogy az adott időszakban rendelkezésre áll a szükséges rakodási kapacitás, így a rakodás minimális várakozással, időben fog történni, amennyiben nem volt késés az érkezéskor.

Szoftverünk másik nagy előnye, hogy az időkapu funkción túl, támogatjuk a teljes rakodási folyamatot, azaz kezeljük a jármű érkezését, rámpára hívását, belépését és kilépését, naplózzuk a rakodás kezdetét és végét, mérjük a várakozási, valamint ügyintézési időket, tehát gyakorlatilag az időkapu mellett egy egyszerű yard menedzsment funkcionalitást is nyújtunk partnereinknek.

Fotó: GLABs

Mennyire tarthatóak ezek a szűk idősávok a gyakorlatban?

Kimutatásaink szerint meglepően pontosan tudják tartani az idősávokat mind a raktárban a le- és felrakodás során, mind a sofőrök érkezésekor. Tudják, ha időben odaérnek, minimális várakozással és, ami a mai új világban felértékelődött, szinte teljesen érintésmentesen tudnak le- vagy felpakolni.

Természetesen nem tervezett események, csúszások bármikor előfordulhatnak akár a raktár, akár a szállítmányozási oldalon, de ezeket is sokkal rugalmasabban lehet kezelni egyenletes érkezés és néhány várakozó kamion mellett, mint amikor tele a parkoló és mindenki rettenetesen feszült, főleg ha ráadásul a gyártás folytonossága is veszélybe kerül. Nálunk ennek kezelésére jelölni és priorizálni lehet a regisztrált szállítmányokat, így már a portai bejelentkezésnél látható, mely autókat szükséges akár soron kívül behozni rakodásra.

Mi a helyzet akkor, ha mégsem tudják jól megbecsülni a fuvar érkezési idejét?

2017-ben készítettünk egy statisztikát a késésekről, az egyik partnerünk teljes évi kimutatását megvizsgálva. Nemzetközi szállítási viszonylatban (Spanyolország – Győr) éves szinten 78 százalékban pontosak voltak a kamionok, amit mindenki nagyon jónak értékelt. A pontosság nálunk az előzetesen regisztrált időponthoz képest maximum 15 perces eltérést engedélyez. Belföldi szállítmányozásnál ezek a számok még ennél is jobbak.

2020-ban persze minden felborult, a pontosság közel sem volt olyan jó, mint korábban, de ezzel együtt értékesebbé vált a tervezhetőség, ami talán sosem volt olyan fontos, mint a járvány első hullámában és ez ismét kihozta szoftverünk előnyeit, mi pedig azonnali fejlesztésekkel, támogattuk a kialakult helyzetet.

A vis major eseményekre senki nem tud felkészülni, ezért egy kisebb fejlesztéssel lehetővé tettük, hogy a fuvarozók előre jelezhessék a várható késéseket a rendszerben. Így a raktárnak lehetősége van a rakodási sorrend átütemezésére, optimális újratervezésére, amiről minden érintett – raktár, fuvarszervezés, sofőr és a porta is – értesítést kap, hogy érkezéskor már mindenki az új időpont alapján tudjon eljárni.

Mekkora beruházást jelent a szoftver a cégek számára?

Szoftverünk havi előfizetési díjas konstrukcióban érhető el, így beruházásról nem igazán beszélhetünk. Ha ehhez azt is hozzávesszük, hogy már az első hónaptól kezdve a licencdíj többszörösét képes megtakarítani az ügyfeleink számára (pontos kimutatások alapján) akkor inkább a havi megtakarítást érdemes számolgatni.

Mivel a licencdíjat a rámpák és rakodási pozíciók száma alapján sávosan alakítottuk ki, nehéz lenne pontos összeget mondani, de egyösszegű havi fix díjjal kell számolni, a rögzített foglalások számától függetlenül, nincs tranzakciós díjunk.

A szoftver indulásakor viszont tervezni kell még egy szoftver bevezetési költséggel. A bevezetéseink nem igényelnek fejlesztési munkát, így rendkívül rövid idő alatt megvalósulnak. A szoftver bevezetése során felmérjük és dokumentáljuk a rakodás kezeléshez kapcsolódó folyamatokat (ha nincs, segítünk azok kialakításában vagy optimalizálásában), definiáljuk a rakodási kapacitásokat, kialakítjuk a foglalási szabályokat. Ezek alapján elvégezzük a szoftver paraméterezését, majd az oktatást. Ez általában nettó 3-5 tanácsadói nap (bruttó időben körülbelül 3-4 hét) alatt zajlik le még a mai viszonyok között is, amikor szinte minden bevezetést online végzünk.

Milyen megtérülési idővel lehet számolni?

Attól is függ, ki milyen intenzitással kezdi el használni a szoftvert. Ügyfeleink – cégtől függően – egy-két hónapon belül állnak rá a teljes szoftverhasználatra, amikor már minden irány és divízió használja, tehát a szerződéskötéstől számítva már az első negyedévben mérhető és megtakarításban kimutatható eredményeket is hoz a rendszer. A megtérülési idő változó, tudok olyan példát hozni, ahol már az első hónapban a licencdíj 8,5-szeresét takarította meg a szoftverünk, de ez nagyban függ attól is, ki milyen problémák kezelésére kívánja használni.

Mennyire jellemző a GLABs-re az „after sales” szolgáltatás? Igénylik a partnerek a szoftver fejlesztését, esetleg javítását?

Az egyik legnagyobb elismerés számunkra, hogy aki az elmúlt hat évben ügyfelünk lett, az jelenleg is partnerünk és használja szolgáltatásunkat, tehát nincs ügyfélvesztésünk. Talán ennek oka az is, hogy a szoftverünket folyamatosan fejlesztjük, figyelünk az ügyfeleinkre, figyelemmel követjük a piaci helyzeteket és törekszünk, hogy gyorsan és agilisen reagáljunk rá.

Természetesen, mint a szoftver fejlesztői, ha bármi plusz kérés van, akkor azokat rugalmasan kezeljük, folyamatosan kapcsolatban állunk ügyfeleinkkel és igyekszünk a lehető legjobb megoldást megtalálni és kialakítani számukra.

Milyen hatásokat okozott a cég életében a koronavírus-járvány?

A COVID hatására az értékesítésünk lelassult, mert több olyan multinacionális vállalat, akikkel már tárgyalásban voltunk, fél-egy éves stopot vezetett be minden “beszerzésre”.

Úgy döntöttünk, hogy a felszabadult bevezetési kapacitásunkat a nehéz helyzetben lévő cégek támogatására fordítjuk és egy kampány keretében fél év ingyenes használatot és térítésmentes bevezetést biztosítottunk azon cégek számára, akik a COVID ellenére is szerződtek velünk. A kampány jól sikerült, online szoftver bevezetéssel több cég is ebben a kaotikus időszakban kezdte el szoftverünk használatát.

Fejlesztési oldalon is gyorsan reagáltunk a kialakult helyzetre. A COVID-hoz kapcsolódóan még fontosabbá vált a cégek számára, hogy ne papír alapon történjen az adminisztráció és a tájékoztatás. Szoftverünkbe bekerült például egy olyan funkció, amivel az adott telephely automatikusan értesíteni tudta a partnereit a nála érvényben lévő rakodásokat érintő új eljárási rendről, COVID-szabályokról.

Mennyire alkalmas a szoftver folyamatok mérésére, a működések optimalizálására?

A szoftverbe minden bekerülő adat időbélyeget kap, a szállítás rögzítésétől kezdve az érkezésen át, a belépésen keresztül a rakodási és ügyintézési folyamatokig minden, de még a módosítások is naplózásra kerülnek. Ezt követően a szoftverben tárolt adatok alapján statisztikákat lehet készíteni, követhető a raktárak teljesítménye és igénybevétele. Vannak olyan partnereink, akik a mi szoftverünk alapján értékelik a beszállítóikat, fuvarozóikat. A rendszer alkalmas a rakodási időkkel való trükközések kiszűrésére is.

Mint tudjuk, amit nem lehet mérni, nem lehet ellenőrizni és optimalizálni sem. A szoftverünk lehetővé teszi a teljes rakodási folyamat mérését, a többi pedig már az ügyfeleinken múlik.

Fotó: GLABs

Összességében elmondható, hogy ha egy cég bevezeti a GLABs szoftvert, és a partnereinek nagy része átáll ennek használatára, akkor a többiek lényegében rákényszerülnek? Másképpen nem kapnak szabad időpontot rakodásra.

Alapvetően hátrányt élvez az, aki időpontfoglalás nélkül érkezik a telephelyre, viszont ennek szankcionálása, valamint a szállítmány betervezése a napba már ügyfeleinken múlik. Természetesen, minél többen használják a szoftvert, annál hatékonyabb és nem csak az ügyfelünk számára, hanem azon szállítóknak is, akik az adott céghez érkeznek rakodásra, hiszen a több órás várakozás helyett szinte várakozás nélkül rakodhatnak. Célunk, hogy a szoftverünkkel menetrendet teremtsünk a közúti árufuvarozásban.

Ügyfeleinket tekintve lassan, akár autóipari sztenderddé is válhat a GLABs. Persze a többi szektorban is hasznos lehet, de az autóipar diktálja az egyik legfeszesebb tempót, ezeket a követelményeket megugrottuk, ez alapján könnyen nyitunk más iparágak felé is.

Egy ilyen szoftver esetében fontos kérdés a kiberbiztonság. Ezen a téren mik a tapasztalatok?

Kiben bízunk, kire bízzuk adatainkat vagy működésünk egy részét? Szerződésekkel persze mindent le lehet védeni, de ebben a felgyorsult világban mire egy szerződéssel bármit is érvényesítünk, már minden kétszer megváltozott, így egyre jobban felértékelődik az adatbizalom kérdése. Büszkék vagyunk ügyfeleinkre és a tőlük kapott bizalomra.

A kiberbiztonság és a működési stabilitás nálunk mindig kiemelt figyelmet kap. Fejlesztést is végeztünk, amivel védjük rendszerünket, de erről sajnos nem beszélhetek részletesebben, de annyit talán elárulhatok, hogy etikus hackerekkel is folyamatosan vizsgáltatjuk szoftverünk sérülékenységét.

A stabilitás érdekében szervereink megbízható ISO27001 szabványú szerverhostingokban működnek, jelenleg 99,99 százalékos rendelkezésre állással és törekszünk, hogy még egy 9-est tehessünk a mutatószám végére.

https://autopro.hu